TUGAS SOFTSKILL PSIKOLOGI MANAJEMEN PERIODE 2

1. Pengorganisasian Struktur Manajemen

A         Definisi Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah salah satu dari fungsi manajemen yang erat kaitannya dengan perencanaan dan proses yang dinamis, sedangkan organisasi merupakan wadah yang statis (Badrudin, 2013). Sedangkan Malayu S.P. Hasibuan (2006) mendefinisikan pengorganisasian sebagai suatu proses penentuan, pengelompokkan, dan pengaturan berbagai macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut. Dan M. Manullang (2012)  mengatakan organisasi sebagai proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama-sama sefektif mungkin untuk pencapaian tujuan.

B.        Definisi Struktur Organisasi

Dalam setiap kajian teori organisasi, tidak dapat dipisahkan dari masalah struktur, proses dan perilaku organisasi. Struktur pada dasarnya merupakan ciri organisasi dalam mengendalikan perilaku para pegawai, dalam arti pegawai tidak mampu membuat pilihan yang mutlak bebas dalam melakukan sesuatu pekerjaan dan cara mengerjakannya. Disamping itu, struktur juga memengaruhi perilaku dan fungsi kegiatan di dalam organisasi. Dan dengan demikian, diperlukan keputusan untuk mendesain struktur organisasi. Keputusan berisi dua keputusan yang penting dipusatkan kepada pekerjaan individu dan keputusan selanjutnya berfokus pada departemen atas kelompok pekerjaan.

Keputusan yang berpusat pada pekerjaan individu menentukan bagaimana cara membagi tugas menyeluruh menjadi tugas yang lebih kecil secara berurutan, dan bagaimana membagi wewenang pada pekerjaan. Sedangkan kegiatan yang berfokus pada departemen menentukan dasar penyebaran pekerjaan individu dan menentukan besar ukuran yang pantas bagi kegiatan yang bertanggung jawab kepada atasannya (Sedarmayanti, DR. 2000).

C.        Pengorganisasian Sebagai Fasilitas Manajemen

1.      Organisasi formal adalah organisasi yang dibentuk secara sadar dengan tujuan-tujuan tertentu yang disadari pula yang diatur dengan ketentuan-ketentuan formal dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (ADART). Kegiatan-kegiatan atau hubungan-hubungan yang terjadi di dalamnya adalah kegiatan jabatan sebagaimana diatur dalam ketentuan-ketentuan tertulis.

2.      Organisasi Informal adalah organisasi yang terbentuk tanpa disadari sepenuhnya, tujuannya juga tidak jelas, Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangganya tidak ada dan hubungan-hubungan terjalin secara pribadi.

2. Actuating Dalam Manajemen

A.        Definisi Actuating

Pengarahan merupakan istilah yang sering dikenal sebagai penggerakan atau pengawasan yaitu fungsi manajemen yang terpenting dan paling dominan dalam proses manajemen. Pengarahan dapat diterapkan setelah rencana,organisasi, dan karyawan ada. Jika fungsi ini diterapkan, maka proses manajemen dalam merealisasitujuan dimulai. Pengarahan ibarat kunci starter mobil,artinya mobil baru dapat dijalankan jika kunci starternya telah melaksanakan fungsinya. Demikian juga proses manajemen , baru terlaksana setelah fungsi pengarahan diterapkan.

Malayu S.P. Hasibuan(dalam Badrudin, Dr. M.Ag Dasar-Dasar Manajemen) mengemukakan definisi pengarahan yaitu mengarahkan semua karyawan agar mau bekerja sama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan perusahaan.

B.        Pentingnya Actuating

 Memberi pengarahan efektif dapat dilaksanakan oleh seorang untuk suatu kelompok. Biasanya, manajer yang melaksanakan pengarahan karena manajer mengetahui keahlian dan kemampuan karyawan, mengerti kapasitas dan keinginan karyawan,mengetahui hasil dan ,mengamati etos kerja karyawan. Dengan semua latar belakan tersebut, manajer akan mampu memilih teknik memberikan pengarahan yang efektif untuk mendapatkan hasil yang diinginkan dengan cara yang terbaik.

Manajer yang mengarahkan karyawan, harus menggunakan instruksi-instruksi yang menunjang pengetahuan tentang aspek untuk melakukan suatu tugas tertentu. Demikian pula untuk dapat mengikuti tujuan, maka diliput berbagai situasi,diberi data yang rinci, dan dikemukakan urutan langkah-langkah yang harus ditempuh.

C.        Prinsi-Prinsip Actuating

1.      Pengarahan harus jelas

2.      Pengarahan diberikan satu per satu

3.      Pengarahan harus positif

4.      Pengarahan harus diberikan kepada orang yang tepat

5.      Pengarahan harus erat dengan motivasi

6.      Perintah satu aspek berkomunikasi

3. Mengendalikan Fungsi Manajemen

A.        Definisi Mengendalikan (controlling)

Pengendalian  (controlling) adalah fungsi terakhir dari proses pelaksanaan manajemen. Fungsi inin sangat penting dan sangat menentukan pelaksanaan proses manajemen, karena itu harus dilakukan dengan sebaik-baiknya. Dibawah ini merupakan definisi controlling menurut para ahli :

1.      Earl. P. Strong, pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-keteapan dalam rencana.

2.      Harold Koontz, pengendalian adalah pengukuran dan perabikan terahadap pealaksanaan kerja bawahan, agar reancana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara. (Badrudin, 2013).

B.        Langkah-langkah dalam control

Dibawah ini langkah-langkah dalam pengendalian dibawah ini :

1.      Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.

2.      Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai

3.      Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan jika ada.

4.      Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

C.        Tipe-Tipe Control

Menurut M.Hanafi (2011) mengemukakan tiga tipe dasar pengendalian yaitu pendahuluan, pengendalian ya/tidak, dan pengendalian umpan balik.

1.      Pengendalian pendahuluan (feed forward control atau steering control). Pengendalian pendahuluan didesain untuk mendeteksi penyimpangan dari standar tertentu.    Pengendalian ini merupakan pengendalian yang cukup agresif dan memerlukan informasi yang akurat dan tepat waktu mengenai perubahan-perubahan dalam lingkungan atau kemajuan-kemajuan dalam mencapai tujuan tertentu.

2.      Pengendalian concurrent (yes/no). Tipe pengendalian ini dilakukan selama kegiatan masih berlangsung. Tipe ini merupakan pengendalian ketika suatu kegiatan akan terus dilanjutkan atau tidak apabila ada persetujuan atau ada kondisi tertentu yang harus dipenuhi.

3.      Pengendalian umpan balik (post-action control). Pengendalian ini mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi suatu kegiatan selesai. Penyebab-penyebab penyimpangan kemudian ditentukan dan kemudian penyebab-penyebab tersebut dapat digunakan untuk perencanaan dimasa mendatang untuk kegiatan serupa.

D.        Kontrol Proses Manajemen

Dibawah ini ada 3 kontrol proses menejemen, yaitu :

1.      Pengendalian langsung, yaitu pengendalian yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer. Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah dikerjakan dengan benar dan hasil-hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya.

2.      Mengurangi insisiatif bawahan, karena mereka merasa bahwa atasannya selalu mengamatinya.

3.      Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lainnya.

Sumber :

Badrudin, Dr., M.Ag. 2013. Dasar-dasar Manajemen. Bandung : Alfabeta.

Sedarmayanti, DR. 2000. Restrukturisasi dan Pemberdayaan Organisasi untuk Menghadapi Dinamika Perubahan Lingkungan. Bandung : Mandar Maju.

Hasibuan, Malayu S.P. 2006. Manajemen (Dasar, Pengertian, dan Masalah). Jakarta : Bumi Aksara.